第一章 总则
第一条 为进一步加强学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，维护档案的真实性、严肃性，完善我校学生档案管理服务体系，有效地建立、保护和利用档案，充分发挥档案在学生管理中的作用，依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《湖南工程职业技术学院学生学籍管理规定》的相关条款及招生、就业的有关要求，结合我校实际，制定本规定。
第二条 本规定所称学生档案是指：按国家计划招收的高职、高技学生及其他具有学校正式学籍的学生档案。
第三条 学生档案管理体系：学生档案管理工作实行“学生工作处统一指导、二级学院直接管理、辅导员收集整理”的原则。
辅导员是学生档案材料收集、整理和完善工作的第一责任人；二级学院根据学生工作处的统一要求，明确兼职学生档案管理员,协助二级学院学管负责人安排部署本学院学生档案材料的收集、整理和完善工作；学生工作处对学生档案的收集、整理和完善提出具体、规范的要求。按照本《规定》做好学生档案的统一管理工作，做到安全、保密、系统、完备。
第二章 档案材料
第四条 学生档案材料的收集工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为了适应国家人事工作的需要，学生档案除招生录取时已有的原始档案材料外，应不断充实和完善学生在校期间的各种档案材料。
（一）入学时档案材料：新生入学时档案材料来源于原毕业学校，由学生原所在地教育、人事等部门通过邮寄方式寄往学校，也可由新生入学报到时带来，辅导员应及时收齐、整理。整理时，应首先检查档案密封是否完好、材料是否齐全、如有可疑，即与档案来源地联系，查明原因。随后将原新生档案及《入学通知书》一并装入我校统一印制的档案袋，并按学号先后顺序进行排列。二级学院辅导员对新生班级学生的档案不完备的要清查汇总，经学生本人核实签字后报学生处档案管理员备案。
（二）入学后档案材料：
1．《新生登记表》：一式一份，由学生工作处统一印制下发，辅导员组织学生填写，由辅导员审核检查后装入学生档案。
2．《学生成绩记载表》：一式一份，由教务处根据“教务管理系统”所记载的学生成绩统一打印，以班为单位下发，辅导员组织装入学生档案。
3．《学生品行鉴定表》：一式一份，由学工处统一印制下发，辅导员填写，辅导员组织装入学生档案。
4．《毕业生登记表》：一式一份，由学生工作处统一印制，学生本人填写，辅导员组织装入学生档案。
5．党、团员档案：正式党员档案由二级学院党总支提供，二级学院学生党支部负责装入学生档案袋，预备党员档案则待转正后由二级学院学生党支部装入学生档案，团员档案由辅导员组织装入学生档案。
6．《奖惩材料》：由学生工作处或形成奖惩材料的单位如实提供，辅导员组织装入学生档案。
7．《新生体检表》：由医务所提供，辅导员组织装入学生档案。
8．《休、复、转学、转专业证明》：由学籍管理办公室根据学生学籍异动情况如实提供，辅导员组织装入学生档案。
9．其它需装入档案的材料。
以上表格按不同学生类型用不同的头衔且需加盖单位公章的应按要求加盖相应单位公章,需装档的部分，全部由辅导员负责组织装入学生档案。
第五条 学生在校期间的档案材料须统一使用B5规格的办公用纸，打印或用碳素墨水、黑色签字笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色笔和纯蓝色墨水以及复写纸书写，除荣誉证等证书外，档案材料一般应使用原件。应爱护档案，不准在档案材料上划圈、涂抹、批注、删改。
第六条 档案袋封面的填写。新生入学后，应使用学院统一印制的档案袋。应保持档案封面的整洁、干净并以正楷字填写，有条件的单位可以使用打印机打印。档案编号即为学生学号。已装入档案的材料应在封面相应的位置打“√”标记。
第三章 归档时间
第七条 录取报到的新生档案及《普通高校学生学籍登记表》应在学生报到工作全面结束后一个月以内完成。
第八条 学生取得各类奖惩的原始材料及《休、复、转学、转专业证明》，应在形成文件下发后的一周内归档。
第九条 《普通高校学生成绩记载表》、《普通高校学生品行鉴定表》、《普通高校毕业生登记表》在学生毕业当年的四月底前由各系负责全部归档。
第十条 六月底前完成所有毕业生的档案整理、完善、封档、盖章工作。此前未完成上述表格的单位或个人须等到当年十月份再行办理。
第十一条 档案材料的收集整理，应各负其责，并执行相应的责任追究制度。
第四章 保管与查询
第十二条 学生档案实行专人规范管理。归档的各类材料要登记、编号、造册、分装、归类。要严格保密、防火、防盗、防尘、防虫、防潮。要做到科学规范，方便查找。
第十三条 新生档案整理完毕后，由二级学院统一存放保管；学生毕业前，辅导员统一领回本班学生档案，并装入全部材料，以学院为单位将整理好的毕业档案交学生工作处保管。中期二级学院要进行检查，对应及时补充的资料进行及时完善和补充。学生工作处要进行不定期抽查此项工作的落实情况。
第十四条 因工作需要查阅学生档案时，本校人员须说明查询内容及目的，经档案管理人员同意并进行登记后方可查阅。校外人员需要查阅档案时，应持有单位介绍信，并进行登记。
第十五条 学生档案一般不予外借。如遇特殊情况需要外借者，必须持单位介绍信，否则不予办理。凡借阅的档案，要严格保管、遵守保密制度，不得私自复制、拍照、涂改、勾划、转借、增加或撤换。否则，由此造成不良后果的，当事人应当承担责任。
第五章 档案的投递与提取
第十六条 学生档案原则上通过机要渠道传递，必要时可派专人送取，特殊情况需自带或委托他人代取的，携带过程中档案遗失、私自开封等后果由学生本人负责。
第十七条 学生在毕业后二年内未落实就业单位者，其本人档案按本人意愿可转入其生源所在地的人才交流中心托管，在此期间的托管费由毕业生本人承担，也可由学校继续保管。毕业生毕业二年后仍在择业且未提取档案者，其档案将按有关规定移交学校所在市人才交流中心托管，托管费由学生在提取档案时按规定支付。
第十八条 退学、开除学籍以及其他原因丧失学籍者，其本人档案按《普通高校学生管理规定》的要求退回其家庭户籍所在地。
第十九条 毕业生档案由学生工作处负责发放，由学籍管理办公室以班级为单位打印《学生档案发放名册》。
第二十条 毕业生凭本人毕业证、身份证和调档函领取本人毕业档案；属代领的，代领人必须持有毕业生本人亲笔书写的委托授权书和毕业生本人毕业证、身份证复印件、调档函及代领人的身份证。学生工作处学生档案管理员在发放学生档案时，须让学生在《学生档案发放名册》上签字，属代领的应签署代领人姓名并登记可以证明代领人身份的有效证件号码。
第二十一条 毕业生档案领取一般在每学期正常上班时间，寒暑假为每月的25日至30日，确有特殊情况可提前预约。
第二十二条 本规定自下发之日起执行
第二十三条 本规定授权学生工作处负责解释。